Veel informatie in onze archieven en collecties is openbaar, maar er is een deel dat wij niet online kunnen presenteren. Dit komt door wetgeving die de openbaarheid beperken, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Auteurswet..
Wat betekent dit voor jou?
Auteursrecht
De schrijver van een boek, een fotograaf of een andere maker van een werk heeft speciale rechten waarmee zijn werk beschermd wordt. De auteursrechten gelden nog 70 jaar na het overlijden van de maker. Als de maker in loondienst van een bedrijf heeft gewerkt, ligt het auteursrecht waarschijnlijk bij het bedrijf; zzp’ers houden zelf het auteursrecht. Als het auteursrecht is vervallen, valt het werk in het publieke domein.
Het komt voor dat de maker niet genoemd is. Door onderzoek proberen wij dan de auteursrechthouder te achterhalen. Als dit niet lukt, beschouwen we het werk als een ‘verweesd werk’.
De Auteurswet staat toe dat wij op de locaties waar het materiaal beheerd wordt, alles ter inzage kunnen geven voor persoonlijk gebruik. Online laten wij dus maar een deel van de collectie zien. Wij publiceren alleen afbeeldingen die in het publieke domein vallen, verweesde werken en werken waarover wij afspraken hebben met de rechthebbende(n).
Portretrecht
Als een portret in opdracht is gemaakt, dan heeft de persoon zelf het portretrecht. Dit recht vervalt 10 jaar na overlijden. Ook als wij afspraken hebben gemaakt met de auteursrechthouder, kan het zijn dat wij deze beelden niet online kunnen presenteren. Als er op een foto mensen herkenbaar staan afgebeeld, maar zij hebben niet specifiek toestemming of opdracht gegeven, dan wegen wij het belang van de geportretteerde af tegen een algemeen belang van openbaarheid van onze collectie. Het kan zijn dat de bescherming van de privacy of een financieel belang van de geportretteerde ons tegenhoudt een beeld online te plaatsen.
Wat mag je met gepubliceerd werk?
Als wij werk van anderen online publiceren, is het voor jou belangrijk om te weten wat je met dit werk mag doen. Als wij weten wie de maker van het werk is, maken wij afspraken over de rechten. Wij willen je graag in een oogopslag laten weten wat je mag doen. Wij gebruiken hiervoor de symbolen van de Creative Commons-licenties. CC0 betekent dat het werk binnen het publieke domein valt. Voor werken buiten het publieke domein zijn er zes licenties met verschillende rechten en voorwaarden voor gebruik:
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Ook de AVG en het Uitvoeringsbesluit AVG hebben gevolgen voor het online publiceren van onze archieven en collecties. Gegevens over personen van wie wij weten dat zij inmiddels zijn overleden, kunnen wij verwerken in onze databases. Als wij niet weten of een persoon is overleden, maken wij een afweging tussen het beschermen van de rechten en belangen van de persoon en het algemeen belang van openbaar maken van de gegevens. In de meeste gevallen zult je echter de namen van (mogelijk) nog levende personen niet gepubliceerd zien.
Voor het publiceren van beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn afgebeeld, houden wij voor publicatie rekening met het feit of zij hadden kunnen weten dat zij gefotografeerd werden, of het beeld onder het portretrecht valt, of het beeld tot doel had te identificeren of basis van bijzondere persoonsgegevens en of dat er een algemeen bezwaar tegen de inhoud van de foto kan zijn.
Wij proberen deze afwegingen zorgvuldig te maken. Mocht je als betrokkene willen weten wat wij over jou aan gegevens hebben, kunt je contact met ons opnemen om jouw gegevens ter inzage te krijgen. Je kunt ook gebruik maken van jouw andere rechten als betrokkene, waarbij voor het gemeentearchief geldt dat de verwerking van gegevens valt onder de uitzonderingen vanwege archivering in algemeen belang. Ook hierover kunnen wij je verder informeren als je contact met ons opneemt.